|
BTR Reklamcılık Pazarlama ve Dış Ticaret Limited Şirketi (“BTR”) 6698 SAYILI KANUN KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASINA İLİŞKİN POLİTİKA AMAÇ
6698 sayılı Kanun kapsamında, müşterilerimizden ya da müşteri adaylarımızdan gelen veriler gizli tutulmuş ve hiçbir zaman üçüncü kişilerle paylaşılmamıştır. Kişisel verilerin korunması, şirketimizin temel politikasıdır. Şirketimiz,kişisel verilerin gizliliğine büyük önem vermiş ve bunu bir çalışma ilkesi olarak benimsemiş ve çalışanlarına da bu ilke doğrultusunda çalışma talimatlarını vermiştir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun getirdiği bütün sorumluluklara uymayı da BTR olarak taahhüt etmekteyiz. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER 1) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyum Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu doğrultuda veri sorumlusu olarak BTR, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır. 2) Doğruluk ve güncellik Veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri kurgulamalıdır. Bu doğrultuda BTR, veri sahiplerinin verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veritabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.
3) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme Veri sorumluları, Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu doğrultuda veri sorumlusu konumundaki BTR veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak veri sahiplerini aydınlatma metinleri kapsamında açık bir şekilde bilgilendirmektedir. 4) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma BTR tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir. 5) İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme Veriler, yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve BTR, prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, BTR prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİNİŞLENME AMAÇLARI Bahsi geçen maddelere göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenebilecektir:
Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıda öngörülen şartlara tabi şekilde işlenebilecektir:
Bu kapsamda kişisel veriler, BTR tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ı faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması; BTR ileiş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini; BTR iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması kapsamında 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları ile aşağıda sayılan amaçlar dâhilinde işlenecektir: Şirketimiz 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel veriler işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;
Bahsi geçen maddeye göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler, yukarıda belirtilen işleme şartlarından birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilecektir. Bu doğrultuda kişisel veriler;
Hallerinde BTR tarafından tüzel kişilikleri dışındaki kişilerle paylaşılabilmektedir.
8. madde, özel nitelikli kişisel veriler açısından da işleme şartlarına atıf yapmış, ancak aktarım için ayrıca yeterli önlemlerin alınmış olmasını öngörmüştür. Buna göre BTR tarafından özel nitelikli kişisel veriler,
Amaçlarına tabi olarak, her halükârda yeterli önlemlerin alınması sonrasında üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.
Aktarılabilmektedir. BTRTarafından Aktarım Yapılan Taraflar
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ USULÜ Herhangi bir süreç, Kanun uyarınca açık rıza alınmasını gerekli kıldığı takdirde, BTR tarafından yukarıda bahsi geçen bilgilendirmenin yapılması sonrasında veri sahiplerinden açık rızaları alınmaktadır. BTR TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİNİN TESPİTİ Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri veri sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir:
Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;
Hallerinde verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır. Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrasına göre ise aşağıdaki durumlarda veriler Kanun kapsamı dışında olacağından, veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır:
Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması
Bu kapsamda BTR;
EK-1: Başvuru Formu BAŞVURU FORMU
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (“Bundan sonra “veri sahibi” olarak anılacaktır), KVK Kanunu’nun 11inci maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin belirli haklar tanınmıştır.
KVK Kanunu’nun 13üncü maddesinin 1inci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan Şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle, kimliğinizi tespit edici belgelerle birlikte tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.
Bu çerçevede “yazılı” olarak Şirketimize yapılacak başvuruların, işbu formun çıktısı alınarak;
İletilmesi gerekmektedir. A. Başvuru yapan kişinin iletişim bilgileri:
İsim:
Soy isim:
TC Kimlik Numarası:
Telefon Numarası:
E-posta: (Belirtmeniz halinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.)
Adres:
B. Lütfen Şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz. (Müşteri, iş ortağı, çalışan adayı, eski çalışan, üçüncü taraf firma çalışanı gibi) ☐ Müşteri ☐ Ziyaretçi ☐ İş ortağı ☐ Diğer: ………………….. Şirketimiz içerisinde iletişimde olduğunuz Birim:………………….……………………………. Konu: ……………………………………..…………………………………….……………...… ☐ Eski Çalışanım, Çalıştığım Yıllar : ……………… ☐ Diğer: ……………………………………………… ☐ İş Başvurusu / Özgeçmiş Paylaşımı Yaptım Tarih : ……… ☐ Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım Lütfen çalıştığınız firma ve pozisyon bilgisini belirtiniz ………………………………………………………
C. Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………
D. Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz: Adresime gönderilmesini istiyorum. E-posta adresime gönderilmesini istiyorum. (E-posta yöntemini seçmeniz hâlinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.)
Elden teslim almak istiyorum. (Vekâleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekâletname veya yetki belgesi olması gerekmektedir.)
İşbu başvuru formu, Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Şirketimiz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde Şirketimiz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir.
Başvuruda Bulunan İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi)
Adı Soyadı :
Başvuru Tarihi :
İmza : Veri Kategorisi Kişisel Veri Kategorizasyonu Açıklama İlgili Kişisel Veri Kategorizasyonu İçerisine Giren Kişisel Veri Tipleri Kimlik Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., ad-doyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği İletişim Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, Lokasyon Verisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler BTR araçlarının kullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, BTR ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler Kişisel veri sahibinin çocukları, eşleri ile ilgili kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve profesyonel, eğitim bilgileri v.b. bilgiler Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler Giriş çıkış logları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları v.b. İşlem Güvenliği Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, BTR ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren bilgiler (örn. Internet sitesi şifre ve parola bilgileri) Finansal Bilgi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlar kapsamındaki kişisel veriler Veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, kredi kartı borcu, kredi tutarı, kredi ödemeleri, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi v.b. Özlük Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler Kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge (örn. Maaş miktarı, SGK pirimleri, bordrolar v.b.) Çalışan İşlem Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların veya işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin kişisel veriler İşe giriş-çıkış kayıtları, iş seyahatleri, katıldığı toplantılara ilişkin bilgiler, güvenlik sorgusu, mail trafikleri izleme bilgisi, araç kullanım bilgisi, BTR kredi kartı harcama bilgisi v.b. Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların performanslarının ölçülmesi ve kariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikaları kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler Performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, kariyer gelişimine yönelik eğitimler v.b. Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanlara sunulan yan hak ve menfaatlerin planlanması ve çalışanların bunlardan faydalandırılmasına yönelik işlenen kişisel veriler Özel sağlık sigortası, araç tahsisi v.b. Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin ifası amacıyla işlenen kişisel veriler Mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan veriler Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan BTR’ye yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler BTR’ye yönelik her türlü talep ve şikayetler, bunlarla ilgili kayıt ve raporlar Olay Yönetimi Bilgisi Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen ve BTR’nin çalışanlarını etkileme potansiyeli olan olaylarla ilgili toplanan bilgiler ve değerlendirmeler Kamuoyuna yansıyan bir ceza davasında sanık olarak yargılanan bir kişiyle BTR’nin iş faaliyetlerinin basın yayın organları tarafından haber yapılması ve bu yönde BTR hakkında negatif iletişimde bulunulmasını önlemek için kurumsal iletişim departmanı tarafından bu kişiyle ve ceza soruşturmasının kapsamıyla ilgili araştırma yapılması ve bu yönde gelişecek kamuoyunun doğru yönetilmesine ilişkin toplanan bilgiler, değerlendirmler Görsel ve İşitsel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar Fotoğraflar, kamera kayıtları ve ses kayıtları |